Przy okazji mojej ostatniej wizyty w Krakowie miałem sposobność rozmawiać z właścicielem firmy obsługującej apartament, w którym się zatrzymałem. Paweł, bo tak miał na imię, zarządza kilkudziesięcioma apartamentami.
Rozmawialiśmy oczywiście o możliwościach automatyzacji self-checkinu, czyli inaczej mówiąc o coraz bardziej popularnych zamkach „na kod”. Paweł dopiero co zainwestował spore środki w rozwiązanie automatyzujące kontrolę ale niestety nie nasze…
Przez ten krótki okres, Paweł zdążył już sobie wyrobić zdanie, poznać plusy i minusy używanego systemu. Rozwiązanie to oferowane jest już na naszym rynku przez kilku niezależnych dostawców oferujących różne modele zamków. Natomiast ich wspólną cechą jest aplikacja do zarządzania zamkami – program TTLock (lub jego OEMowa wersja). Aplikacja ta instalowana jest na smartfonie, i to jest jak się wydaje, główny „magnes”, który przyciąga użytkowników.
Jakie są zatem wnioski i spostrzeżenia użytkownika aplikacji TTLock?
Na pierwszy rzut oka rozwiązanie wydaje się być bardzo atrakcyjne – sprzedawcy nie wymagają żadnych opłat ani abonamentów…
Paweł do potrzeb zarządzania zamkami kupił oddzielny telefon – dedykowany numer/adres email do komunikacji z gośćmi. Jeden z pracowników został oddelegowany do obsługi wspomnianej aplikacji. W jego wypadku pojawiły się dodatkowe koszty: nowy telefon (jednorazowo), nowy abonament na telefon (koszt stały). Dodatkowe koszty zmienne, które trzeba uwzględnić to koszty SMSów (wysyłanych na zagraniczne numery, które nie są w abonamencie) a przede wszystkim czas i praca pracownika. Bo „system” nie zapewnia żadnej automatyzacji (poza wyeliminowaniem klucza): ani synchronizacji rezerwacji, ani komunikacji z gośćmi. Wszystko trzeba robić „na piechotę” przy pomocy wspomnianej aplikacji: kody trzeba ręcznie generować na podstawie terminarza rezerwacji i ręcznie, każdy z osobna, udostępniać gościom (SMSem, emailem). Przy kilkunastu, nie wspominając już o kilkudziesięciu, obiektach to już jest konkretna praca i poświęcony czas pracownika. Pracownika, który niekoniecznie będzie dyspozycyjny, aby 24h/dobę być w gotowości, by w każdej chwili wygenerować kod dla gościa „last minute„… Przy odpowiedniej skali, popełnienie błędu przez pracownika jest niemal pewne: niepoprawnie wygenerowany kod (termin ważności), czy pomyłka w adresowaniu/braku wysyłki… Goście też mogą zapomnieć/skasować informację z kodem i trzeba być przygotowanym na udzielanie pomocy o każdej porze dnia i nocy. A telefon z aplikacją może się zepsuć, rozładować, można go zgubić, zapomnieć a pracownik go obsługujący może zachorować, czy udać się na zasłużony urlop…
Jak to wygląda z perspektywy gościa? Przede wszystkim otrzymany kod jest długi: ma 9-10 znaków. Raczej nie da się go zapamiętać, więc aby dostać się do lokalu, trzeba go mieć zawsze ze sobą gdzieś zapisanego. Problem można obejść instalując w pobliżu zamka specjalną bramkę internetową, która będzie programować zamek krótszymi, łatwymi do zapamiętania kodami. Ale to znowu dodatkowe koszty: bramki i zapewnienia internetu. Sam internet i bramka to też dodatkowe ryzyka: awarii i niedostępności (w przypadku internetu nie jest to wcale taka rzadkość). Paweł jeszcze się nie zdecydował na zakup bramek, więc póki co goście muszą sobie radzić z długimi kodami.
Niestety w opinii Pawła powyższe cechy czynią system oparty na aplikacji TTLock przy odpowiednio dużej skali niepraktycznym i nieefektywnym. Dla niewielkiej skali, 1 może 2 apartamentów, być może w pewnym zakresie (poza obsługą rezerwacji „last minute”) sprawdzi się. Natomiast przy dużej skali zaangażowanie w obsługę jest jednak zbyt duże. W efekcie całe rozwiązanie nie oferuje pożądanego efektu automatyzacji, gdyż ciągle obsługa uzależniona jest od człowieka.
Jakie rozwiązanie alternatywne proponuje PINMaster?
Przede wszystkim pakiet funkcjonalności w pełni automatyzujący proces obsługi, w którym realizacja dostępu może odbywać się bezobsługowo i to niezależnie od skali. Zarządzanie odbywa się poprzez aplikację internetową: nie trzeba instalować żadnych aplikacji na komputerze czy smartfonie, można ją uruchomić z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu a do zarządzania zamkami można oddelegować dowolną liczbę osób, dodatkowo każda z nich może mieć osobne uprawnienia (co do zakresu dostępu i puli zamków).
Obsługa kilkuset obiektów niczym nie różni się od obsługi pojedynczych apartamentów. Terminarze rezerwacji można automatycznie synchronizować z zewnętrznymi systemami i aplikacjami.
System PINmaster zadba o zapewnienie odpowiedniej komunikacji: SMSowej i emailowej. Kody generowane są automatycznie przez system i automatycznie są dostarczane gościom, bez udziału pracownika! Ponadto po pierwszym użyciu kodu, gość może korzystać z jego skróconej, 4-5 cyfrowej postaci. Zapomniany czy skasowany kod w każdej chwili można wygenerować samodzielnie – system automatycznie i niezwłocznie udostępni aktualny kod każdej uprawnionej osobie.
Nic zatem nie stoi na przeszkodzie aby zapewnić natychmiastową obsługę rezerwacji „last minute”.
Zatem, zanim podejmiesz decyzję o wyborze rozwiązania do self-checkinu, rozważ poniższe kwestie:
- Kto będzie się zajmował zarządzaniem zamkami (generowaniem kodów), komunikacją z gośćmi (wysyłaniem kodów)?
- Czy system zapewni automatyczną obsługę rezerwacji „last minute”?
- Czy system będzie wygodny dla Twoich gości (czy nie będą musieli używać długich kodów)?
Z życzeniami maksymalnego obłożenia i pełnej automatyzacji!